Secara umum, ada dua jenis surat yang sering dibuat seseorang atau kelompok.
Ada yang namanya surat resmi dan pribadi, perbedaan surat resmi dan surat pribadi sangat penting diketahui agar Anda tak salah ketika akan membuat salah satunya.
Membuat surat masih menjadi salah satu pilihan orang untuk menyampaikan sesuatu ke pihak lain.
Baca juga: Contoh Surat Resign Yang Baik Dan Benar
Baik itu di daerah yang sama, apalagi jika orang yang dituju berada di luar kota bahkan luar negeri.
Sebagai tambahan wawasan, berikut ini penjelasan lengkap soal jenis surat yang biasa dipakai lengkap dengan beda surat resmi dan pribadi.
Apa Itu Surat Resmi dan Surat Pribadi?
Hal pertama yang perlu dipahami adalah pengertian dari kedua jenis surat berdasarkan tujuannya tersebut. Supaya Anda bisa membedakannya dengan lebih mudah.
Surat Resmi
Merupakan jenis surat yang dibuat atas nama kelompok, organisasi, atau kantor tertentu.
Ditujukan kepada kelompok lain atau instansi lain, dimana isinya berkaitan dengan urusan resmi yang melibatkan kedua belah pihak.
Beberapa contohnya adalah surat undangan untuk menghadiri rapat dari kantor pengacara A untuk komunitas pengacara B di suatu daerah.
Selain itu, surat instruksi yang dibuat oleh pimpinan sebuah kantor untuk divisi kerja yang ada di lingkungan kantor tersebut.
Surat Pribadi
Yaitu surat yang dibuat oleh seseorang kepada orang lain untuk tujuan pribadi. Biasanya di dalam surat pribadi, penggunaan bahasa dibuat lebih santai sesuai keinginan pengirim.
Yang penting, masih mengedepankan kaedah penulisan surat yang baik dan juga tepat.
Contohnya adalah surat dari seseorang kepada sahabatnya yang berada di luar negeri.
Isinya tentang rasa rindu ingin bertemu, mengajaknya bertemu karena si pengirim akan pergi ke negara dimana temannya tersebut berada.
Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi
Terdapat beberapa perbedaan surat dinas dan surat pribadi, yang perlu diketahui.
Apalagi buat Anda yang bekerja di divisi administrasi sebuah kantor, dimana harus berhubungan langsung dengan surat menyurat kantor tersebut.
Kita akan ulas berdasarkan bagian-bagian dari surat.
Judul
Pada surat resmi terdapat judul surat lengkap dengan kop surat dari kantor yang mengirimkan surat.
Posisinya adalah, pada bagian paling atas terdapat kop surat kantor lengkap dengan logo dan alamat lengkapnya.
Kemudian sebelum masuk ke isi surat, akan diberikan judul surat, yang letaknya berada di bawah nomor surat dan tanggal pembuatan surat tersebut.
Sedangkan untuk surat pribadi, tidak diharuskan membuat judul khusus. Bisa langsung masuk kepada tanggal pembuatan surat dan lokasinya, kemudian di bawahnya dilanjutkan dengan salam pembuka.
Penomoran Pada Surat
Untuk nomor surat, pada jenis surat yang resmi merupakan hal yang wajib ada. Letaknya adalah di bawah kop surat bagian sebelah kiri atau tengah halaman, prosedur pembuatan nomor juga tidak bisa diabaikan karena ada aturan baku yang perlu diikuti.
Beda dengan surat tidak resmi alias pribadi, yang tidak membutuhkan nomor surat di dalamnya.
Pengirim bisa langsung menuliskan apa yang mau disampaikan dengan bebas, setelah membuat tanggal dan tempat pembuatan surat dan salam pembuka.
Untuk Siapa Surat Ditujukan
Surat resmi ditujukan kepada instansi tertentu dalam rangka kedinasan atau urusan kantor. Bisa saja untuk personal, namun tetap tujuannya untuk memberikan informasi terkait masalah kedinasan.
Contohnya surat pengalaman kerja dari PT. A untuk mantan karyawannya yang sudah mengundurkan diri.
Kalau surat pribadi bisa ditujukan langsung kepada seseorang yang diinginkan, bukan melulu untuk sebuah kelompok atau kantor.
Tapi, memang ada surat pribadi yang tujuannya untuk kantor dimana struktur penulisannya dibuat baku seperti surat resmi tapi tidak sedetail surat resmi.
Bahasa yang Digunakan
Pada surat resmi, bahasa yang digunakan adalah bahasa formal yang sudah ada aturannya.
Mulai dari salam pembuka yang bisa dipakai, format isi surat, salam penutup dan struktur penulisan nama pengirim dari surat tersebut. Jadi, jangan kaget jika Anda menerima surat resmi dari instansi berbeda tapi strukturnya sama.
Lain lagi dengan surat pribadi yang bisa menggunakan bahasa santai bahkan bahasa gaul sekalipun.
Asalkan masih dalam taraf normal dan sopan, tergantung kepada siapa surat itu ditujukan.
Contoh, jika ditujukan kepada kawan sebaya maka menyelipkan kelakar adalah biasa.
Beda ketika Anda mengirim surat untuk orang tua, tentu menggunakan bahasa yang lebih sopan dan mudah dimengerti.
Salam Pembuka
Untuk surat resmi, salam pembukanya sudah baku dan pasti dipakai. Diantaranya adalah “Dengan Hormat” “Salam Hormat”, kemudian pada baris selanjutnya baru diisi dengan maksud pembuatan surat tersebut.
Sedangkan surat pribadi salam pembukanya lebih fleksibel, Anda bisa menggunakan bahasa daerah atau salam berdasarkan kebiasaan sehari-hari. Misalnya “Assalamualaikum, Horas “dan banyak lagi.
Isi Surat
Untuk isi surat yang menjadi perbedaan surat dinas dan surat pribadi adalah, struktur penulisan isi surat resmi sudah baku.
Misalnya surat undangan rapat, maka isinya berkaitan dengan waktu rapat dilakukan, tempat yang akan digunakan, intisari rapat yang akan digelar.
Beda lagi dengan isi dari surat pribadi yang bisa tentang apa saja, misalnya tentang cerita Anda kepada teman perihal masalah hebat pada diri Anda.
Kemudian meminta dia untuk memberikan dukungan agar masalah itu bisa cepat selesai. Lalu di paragraf berikutnya bisa diisi dengan informasi lain yang ingin disampaikan.
Penutup
Surat resmi juga punya kalimat penutup yang baku salah satunya “demikianlah surat ini dibuat, harap maklum,” lalu diakhiri dengan kalimat “Hormat Kami” dan sejenisnya. Sedangkan penutup untuk surat pribadi boleh apa saja, yang penting sopan dan mudah dipahami.
Identitas Pengirim
Identitas pengirim surat resmi harus lengkap, mulai dari nama sesuai KTP kemudian jabatannya di instansi pengiriman surat.
Sedangkan untuk surat pribadi, bisa menggunakan nama panggilan saja.
Contoh Surat Dinas dan Surat Pribadi
Supaya Anda lebih paham perbedaan antara kedua surat tersebut, berikut ini contoh surat pribadi dan surat dinas yang bisa jadi panduan Anda nanti.
Contoh Surat Resmi
Sekretariat Kota A
Jalan Perintis Kemerdekaan Nomor 100
Nomor Surat :12SSS-PP/Kadis/IX/10 Jakarta 10 Oktober 2010
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : Jadwal Acara
Yth. Kepala Bagian di Lingkungan Sekretariat Pemerintah Kota A
Di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan akan diadakannya acara syukuran pelantikan Walikota Baru, maka diharapkan kehadirannya pada rapat persiapan syukuran yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/16 Oktober 2010
Waktu : 08.00 – selesai
Lokasi : Aula Kantor Walikota A
Sangat diharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, demi kelancaran acara tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Dono Wardono
Sekretaris Daerah Kota A
Contoh Surat Pribadi
Denpasar, 10 Maret 2019
Dear Dinda,
Assalamualaikum, wr. Wb
Apa kabar Dinda, aku harap kamu sehat di sana. Aku mau mengabarkan kalau minggu depan aku libur dan ingin sekali pulang ke kampung kita di Banyuwangi. Aku harap kamu punya waktu untuk ketemu denganku, karena banyak hal yang ingin aku ceritakan tentang pengalaman di Bali.
Oh iya, bagaimana kabar kamu dan keluarga? Sehat semua kan? Salam sayang untuk ibu dan bapak, nanti aku bawakan oleh-oleh spesial untuk kalian semua.
Sekian dulu surat dariku ya, jangan lupa jemput aku di Bandara biar kita bisa langsung hangout ke tempat biasa.
Salam kangen,
Wati
Semoga informasi seputar perbedaan surat resmi dan surat pribadi hingga contohnya di atas, bisa membuat Anda lebih paham membedakan kedua surat tersebut. Sehingga tidak membuat kesalahan ketika harus membuat salah satunya.
